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开源的文献管理软件Zotero

一、介绍

一篇文献往往不只有一个属性,比如有:某作者的文章、某类别的文章、某课题的参考文献、待阅读文章、收藏文章等。这时如果采用文件夹结构会使得某一篇文献存在于多个文件夹中,导致文件冗余,标注的笔记分散。Zotero开源软件可以解决这个问题。Zotero官网地址为:https://www.zotero.org/。推荐理由:

  • 软件是开源的,使用会放心一些。
  • 界面干净,颜值是“第一生产力”。
  • 文件导入时会自动重命名。
  • 文件只存一份,但条目可以归类到多个“文件夹”中。

另外比较常见的文献管理方法是通过文件夹来进行管理和分类,优点是操作简单、目录结构清楚。

目前个人是文件夹管理和Zotero软件同时使用。其中,Zotero软件偏向于文献收集和自动重命名,不进行详细分类;文件夹管理则偏向于文献精选、分类和收藏。

二、Zotero中的设置

以下是自己在Zotero软件中的基础设置,供参考:

  1. 修改文献数据位置。设置:编辑 ->首选项 -> 高级 -> 文件和文件夹 -> 数据储存位置 -> 自定义到E:\literature。设置理由:PDF文件存放的位置,比较重要,可放在显眼的位置。
  2. 修改界面语言。设置:编辑 -> 首选项 -> 高级 -> 语言 -> English。设置理由:拖拽PDF文件至Zotero软件中时,该软件会对自身创建的PDF文件重命名,如果是中文界面,则重命名中会包含中文,例如:“和”,“等”。如果接受这种命名方式,那么可不修改界面语言。
  3. 修改文件自动重命名的格式和默认长度。设置:编辑 -> 首选项 -> 高级 -> 高级设置 -> 设置编辑器 -> 搜索rename -> 修改选项extensions.zotero.attachmentRenameFormatString。例如可以修改为:{%y - }{%c - }{%t{250}},其中y表示时间,c表示创作者,t表示标题。
  4. 不使用软件自带的同步功能。理由如下:(1)免费的云空间有限;(2)上传至云空间也会有不安全感,例如:文件数据可能丢失、不同设备同步时发生冲突导致管理混乱等;(3)当文献较多时,同步功能会耗费许多流量。因此建议:如果需要转移设备,可以复制以上自定义的文件夹E:\literature到新的设备,或者使用软件的导出导入功能。
  5. 在Edge浏览器中安装Zotero插件。这样会更加容易添加文献。此外还可以通过拖拽文件至Zotero软件中完成添加。
  6. 界面的列修改。列可以修改为:Year - Creator - Title - Publication - Data Added。

其他使用小技巧:

  • 一个文献条目(item)可以拉到多个“文件夹”中。
  • 选中文献条目后,按住Ctrl,可查看该文献所在“文件夹”。
  • 存在重复条目时,检查内容是否重复。如果文件重复,则删除一个条目中的文件后,点击合并;如果是由于补充材料导致的重复,可直接点击合并。如果不嫌重复文件占用空间,可一律选择合并,会更省事些。
  • 查看内容的关键设置:工具栏 -> 查看 -> 从子集合中显示目录 -> 打勾,在设置后点击某个“文件夹”,可以查看到所有“子文件夹”的文件。有这两种使用场景:(1)在寻找文献时,把这个选项打勾,可以看到更多的文献。(2)在详细分类时,取消打勾可以清楚地看到当前“文件夹”的文献,从而可以进一步分类到“子文件夹”中。
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